Método SDCA: Entenda O Que é, As Etapas Do Processo e Como Usar

Já conhece o método SDCA?

Para quem está à frente de um negócio, vale a pena entender como essa ferramenta de gestão pode ajudar.

E tudo começa por aquilo que toda empresa deseja, que é conquistar bons resultados.

Mas depois de tanto esforço para chegar a um novo patamar, o desafio muda: afinal, como manter e sustentar o que foi alcançado?

O que nem todo mundo sabe é que a gestão de processos nos ensina um método capaz de “padronizar” o sucesso.

É o SDCA, tema deste artigo.

Imagino que, neste momento, você esteja pensando algo como: “Espera aí, Neil. Você disse padronizar o sucesso? Tem certeza de que isso é mesmo possível?”.

Respondo que sim e vou explicar por que você acaba de descobrir uma ferramenta muito bacana para aumentar a estabilidade do seu negócio.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é SDCA
• As etapas do processo
• Os principais benefícios do SDCA
• A diferença entre PDCA e SDCA
• E como aplicar o método.

Vamos lá?

O que é método SDCA?

Antes de explicar a definição do método, gostaria de esclarecer primeiro, o que significa a sigla SDCA.

SDCA é um acrônimo de Standardize, Do, Check e Act que, em tradução livre do inglês, quer dizer: Padronizar, Executar, Verificar e Agir.

Esses quatro verbos funcionam como as etapas dessa metodologia de gestão de processos.

Seu principal objetivo é manter resultados sustentados após alcançar todas as metas do planejamento estratégico previsto para o negócio.

Diferente de outros métodos conhecidos por aí, o SDCA tem início, mas não tem fim.

Ele deve ser aplicado após o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) – método focado na correção de processos.

Mas, depois disso, precisa estar sempre se renovando.

Ou seja, é como um ciclo de constante aprimoramento empresarial e uma valiosa fonte de aprendizado.

Tudo começa a partir da definição das metas a serem padronizadas – aquelas que representam os objetivos iniciais de um projeto.

No entanto, mesmo quando elas são alcançadas, o ciclo não termina.

É aí que começa o que chamei antes de padronizar o sucesso.

Então, o SDCA deve ser monitorado e reiniciado quando comprometer a sua eficiência.

As 4 etapas do SDCA

Depois de entender que essa metodologia ajuda a empresa a manter processos e resultados eficientes para conquistar estabilidade, é hora de dominar as suas quatro etapas.

Falo sobre cada uma delas agora.

1. Padronizar (Standardize)

Nesta primeira etapa do SDCA, devem ser definidas três metas principais para serem mantidas.

São como pontos-chave para o modelo de negócio e sua operação.

Em termos técnicos, elas são chamadas de metas-padrão. Porque têm como objetivo padronizar a atividade escolhida.

Todas elas devem ser documentadas de forma objetiva e visual, seja através de fluxogramas, manuais operacionais ou outros instrumentos.

Assim, fica mais fácil para que cada colaborador leia e assimile as suas informações.

Até porque, no fim das contas, são eles os responsáveis pelo sucesso do que se pretende padronizar.

2. Executar (Do)

A etapa de execução deve ser uniforme e focada em seguir os processos estabelecidos no item anterior.

Obviamente, um correto planejamento contribui para a prática adequada.

Mas seu compromisso com as metas já é bastante claro aqui.

Deve, por exemplo, facilitar a mensuração dos resultados que a organização está conquistando e também tomar ações para corrigir possíveis problemas.

Para garantir uma execução uniforme e eficiente, a dica é realizar capacitações, orientações e treinamentos para que toda a equipe se inteire sobre a importância de seguir o que foi estabelecido.

Todos precisam estar por dentro da nova sistemática para saber o que deve ser feito e como.

3. Verificar (Check)

É aqui que entra o monitoramento contínuo dos indicadores de desempenho.

Esta é uma etapa que ajuda a sua empresa a entender até que ponto o ciclo SDCA está sendo eficaz e o que pode ser melhorado.

Nada mais é do que avaliar a forma de trabalho em relação ao padrão definido.

Como o meme popular: expectativa versus realidade.

4. Agir (Act)

Como você já deve imaginar, é nesta etapa que devem ser tomadas as ações corretivas.

Isto é, os ajustes necessários para que a organização possa manter os resultados esperados.

É um cuidado que evita um problema comum a muitas empresas que alcançam alto desempenho e, de uma hora para a outra, não conseguem mais se sustentar.

Sabe qual? Persistir em um mesmo erro, mesmo tendo consciência sobre o quanto ele é prejudicial.

Sabemos que errar é humano, mas concorda que insistir nele é um erro maior ainda?

Eu diria que é um desperdício de tempo.

Mas, não se preocupe, porque agora você sabe que o SDCA está aí para ajudar a não passar por situações como essa.

Os 5 principais benefícios de usar o método SDCA

Ainda não está claro para você qual a utilidade do SDCA e por que é um método tão importante para aumentar a estabilidade da sua empresa?

Fique tranquilo, pois daqui para a frente ficará mais fácil assimilar a aplicação do conceito.

Quer ver só?

Vou te mostrar, a seguir, os cinco principais benefícios que o seu negócio vai obter ao aprender como aplicar o método.

1. Aumenta a produtividade

O uso do método SDCA impulsiona a produtividade e reduz os retrabalhos, tornando os processos mais duráveis e lineares.

A cada melhoria alcançada, acontece uma padronização.

2. Estimula o trabalho em equipe

Quando cada colaborador do seu time passa a entender o que deve ser feito e qual seu papel dentro desse contexto, ele passa a se sentir parte do todo.

É a tal se sensação de pertencimento, tão importante para uma cultura organizacional forte.

Pode parecer exagero, mas isso facilita demais o trabalho em equipe.

Em vez de competição interna, há espírito colaborativo.

E os benefícios atrelados vão ainda mais além: as relações interpessoais são melhoradas e a satisfação de cada um dos colaboradores envolvidos também.

3. Melhora a organização da operação e dos seus processos

Após ser estabelecido um padrão confiável que todos devem seguir, o ambiente de trabalho fica muito mais organizado.

Com isso, o clima melhora e é esperada também uma queda nos níveis de estresse dos colaboradores.

Qualidade de vida no trabalho. Isso não tem preço.

4. Reduz os erros

Quando as tarefas passam a ser padronizadas, os erros são reduzidos.

Também diminuem os imprevistos e os problemas operacionais, inclusive aqueles relacionados à segurança do trabalhador.

Quem ganha com isso não é só o colaborador, mas também a própria empresa, que elimina boa parte de seus dramas corriqueiros, os gaps de produtividade e eficiência.

5. Você tem uma visão macro sobre o que funciona em seus processos internos

Por si só, o ciclo SDCA promove a manutenção de processos e evita que sua empresa passe novamente por problemas já enfrentados no passado.

E isso traz ganhos valiosos para que a gestão entenda melhor o que realmente garante a sustentação de bons resultados.

Mas a sua eficácia se torna ainda maior quando também há um bom PDCA.

Isso porque prolonga o sucesso alcançado até então com a aplicação de outro método tão importante.

Perceba que voltei a mencionar o tal PDCA, ressaltando que deve ser seguido pelo SDCA.

Para não criar um quebra-cabeça na sua mente, prometo explicar melhor as diferenças entre os dois termos no tópico seguinte.

Você vai perceber que, mesmo que sejam diferentes em partes, devem ser usados em conjunto.

Afinal, quais as diferenças entre os ciclos PDCA e SDCA?

Tanto o PDCA quanto o SDCA são consideradas metodologias de pensamento estruturado.

E mesmo apresentando as suas próprias particularidades, possuem um enfoque em comum: identificar problemas e oportunidades.

Enquanto o PDCA resolve o problema, o ciclo SDCA é que vai manter o processo funcionando sem que o mesmo retorne.

Então, devem ser usados em conjunto para garantir a melhoria contínua de uma empresa.

Sei que deve estar se questionando sobre a diferença entre PDCA e SDCA, então, aqui vai ela: PDCA é planejar e SDCA padronizar.

Em outras palavras, melhorar e manter.

Enquanto o PDCA deve ser usado para melhorar o resultado conquistado, o SDCA ajuda você a manter o patamar que já alcançou.

Consegue perceber a diferença entre os dois métodos? E também a importância de funcionarem como estratégias complementares?

Um promove a melhoria de resultados, já o outro prolonga a sua estabilidade.

E como melhorar o que é aleatório é quase impossível, quando você sabe o que precisa corrigir, tudo fica muito mais fácil.

Por isso, no final do ciclo, é importante padronizar os processos para que sejam realizados constantemente e da melhor forma possível.

Como implementar o ciclo SDCA em 7 passos

Decidiu que cansou de permanecer nos mesmos erros do passado? E que quer manter os bons resultados conquistados até então?

Parabéns!

Posso garantir desde já que você fez uma ótima escolha para a saúde e para o futuro do seu negócio.

O mesmo vale se realizou uma alteração que agregou valor ao seu produto ou serviço, além de trazer mais produtividade para a sua empresa.

E, assim, quer que os resultados positivos se mantenham.

Agora, tudo o que você precisa é aprender como aplicar o ciclo SDCA na sua empresa.

Acompanhe o passo a passo para implementar o método de acordo com as suas necessidades organizacionais:

1. Defina as metas que quer padronizar

Ao escolher as metas que quer alcançar e os resultados a manter, você também pode escolher qual processo vai padronizar para conquistar ganhos consistentes e sustentáveis.

Pode ser, por exemplo, manter a porcentagem de churn (taxa de perda de clientes) do mês anterior, a taxa de lucros ou o nível de satisfação do cliente.

Fique livre para definir qual meta faz mais sentido para o cenário atual do seu negócio.

2. Descreva detalhadamente os processos que deseja manter

Criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) vai ajudar você a assegurar que o resultado continue dentro do esperado.

POP nada mais é do que um documento com explicações minuciosas sobre como uma empresa deve executar os processos escolhidos.

Ele ajuda a alinhar toda a sua equipe sobre o que deve ser feito e como deve ser feito.

Por isso, deve incluir todos os insumos necessários e também as métricas de performance escolhidas.

3. Treine a sua equipe para garantir que as metas e processos sejam seguidos

Sabe o famoso: colocar todo mundo na mesma página?

Quando você realiza um treinamento, ajuda os colaboradores a entenderem e a assimilarem o que precisam fazer para executar os padrões que a empresa almeja alcançar.

Essa é uma oportunidade que também é válida para envolver a sua equipe com a manutenção dos resultados conquistados.

Todos vão se sentir motivados a fazer parte dessa mudança positiva.

4. Avalie se os padrões definidos estão sendo seguidos corretamente

O treinamento foi eficaz?

Então, supervisione o cumprimento dos padrões e procure esclarecer prontamente as dúvidas que surgirem entre os colaboradores.

O poder do feedback precisa ser valorizado nesse momento

Em seguida, é hora de elaborar um Diagnóstico do Trabalho Operacional (DTO) para entender fraquezas e oportunidades.

Um processo que tem como objetivo reduzir os riscos de tarefas consideradas críticas – que possam prejudicar os indicadores mesmo com apenas um pequeno erro.

5. Confirme se as metas-padrão estão sendo atendidas ou se existem problemas pelo caminho

Observe se a prática acontece da forma como foi planejada.

Se as metas estiverem sendo atendidas, continue a executar o Procedimento Operacional Padrão até perceber que precisa melhorar o resultado novamente.

Se não tiverem sido atendidas, é um bom momento de remover os problemas e tratar as anomalias identificadas no processo.

6. Remova os problemas para poder seguir em frente no ciclo PDCA

O objetivo deste sexto passo é fazer com que os resultados voltem a ser como eram antes, em conformidade com as metas, para que possam ser padronizados.

Então, sempre que identificar que a meta-padrão não foi alcançada, busque investigar as causas dos problemas, tratá-los e removê-los.

7. Continue trabalhando para gerar resultados mais previsíveis

Como comentei brevemente quando expliquei o que é SDCA, uma das grandes vantagens do método é garantir a previsibilidade dos resultados.

O motivo para isso?

Quando você sabe que os padrões estão sendo seguidos, o sucesso é garantido.

Então, como se trata de um ciclo, não existe um passo final.

Depois de fazer os ajustes para seguir alcançando as metas estabelecidas para a empresa, você deve revisá-las (para identificar se as prioridades do negócio são as mesmas) e monitorar o seu cumprimento.

É um esforço sem fim, para o bem da sua longevidade empresarial.

Conclusão

O método SDCA é uma ferramenta imbatível para que qualquer empresa possa alcançar resultados sustentados.

E, com isso, se manter estável no mercado e criar novos planos para continuar em crescimento.

O que quero deixar claro, entretanto, é que o SDCA deve sempre andar junto com o PDCA.

É como uma partida de futebol, na qual um jogador passa a bola para o outro fazer o gol.

Se o PDCA planeja e realiza melhorias em projetos, é o SDCA que padroniza o sucesso.

Então, antes de se preocupar em alcançar estabilidade no mercado, é fundamental pensar em como chegar ao lugar que você deseja.

Por mais clichê que pareça, pense na seguinte analogia: antes de desejar um bom salário, você deve pensar no que é preciso fazer para poder chegar lá.

No mundo empresarial, a melhoria de resultados requer muito estudo e aprofundamento analítico.

Mas, acima de tudo, a adoção de uma cultura organizacional de proatividade, na qual não exista lugar para a procrastinação.

E onde mudanças podem melhorar, inclusive, processos já enraizados.

Pronto para padronizar o sucesso do seu negócio? Já sabe quais são as metas-padrão que deve priorizar na sua empresa?

Então, agora, me conte se este conteúdo ajudou você a entender o que é SDCA e quais suas expectativas ao levá-lo para a sua realidade.

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