Um relatório de vendas é um compilado de informações inseridas em documentos e apresentações, preenchido por vendedores, seu supervisor ou pelo gestor. Serve para levantar dados importantes da estratégia e traz números relacionados ao volume e valores de negociações, entre outros.
Criar um bom relatório de vendas é um grande desafio para muitos profissionais.
No entanto, é uma ação necessária.
Afinal, é a única maneira de mostrar para clientes, parceiros e colaboradores que os resultados foram satisfatórios.
Ou, no caso dos gestores, medir e avaliar a performance dos vendedores.
Empreendedores, profissionais autônomos, freelancers, representantes de vendas… Todos eles podem utilizar essa ferramenta como aliada.
No entanto, durante sua composição, pode haver alguns erros crassos.
Enquanto algumas pessoas pecam pelo excesso de informações, outras apostam nos indicadores errados.
Para resolver esse problema, recomendo que leia este texto.
Nele, falarei tudo que você precisa saber para fazer um bom relatório de vendas com o tamanho, dados e informações na medida certa.
O que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas é um compilado de informações inseridas em documentos e apresentações.
Seus objetivos são variáveis.
Quando um vendedor deseja medir e apresentar sua performance, o relatório de vendas funciona como uma espécie de comprovante.
Por outro lado, um gerente de vendas pode compor um documento com informações relativas ao desempenho da equipe e demonstrá-lo para investidores, funcionários e superiores.
Esses são os dois casos mais comuns.
Mas há muitas outras ocasiões nas quais o relatório de vendas é um instrumento essencial.
No e-commerce, por exemplo, podem ser compostos automaticamente por ferramentas digitais.
Isso facilita a compreensão e análise humana dos dados.
Agências de marketing digital, por sua vez, se beneficiam do recurso ao revelar para seus clientes quantos leads fecharam um negócio ou quantas vendas foram realizadas através de um determinado canal.
Você provavelmente percebeu que não há uma única funcionalidade para um relatório de vendas.
Sua utilização é cabível em diferentes circunstâncias.
Ele contém métricas, representações gráficas e informações que são essenciais ao desenvolvimento do setor.
Por conta disso, é considerado como um dos pilares na busca pelo crescimento nos negócios.
Qual é o objetivo dos relatórios de vendas?
Apesar de sua flexibilidade, há algo em comum em todos os relatórios de vendas: o foco na identificação de falhas e oportunidades para otimização de processos.
Os relatórios individuais se referem a pessoas específicas.
Com isso, é possível observar, por exemplo:
- Quantas vendas foram realizadas pelo vendedor
- Quais foram os gastos com transporte do vendedor
- Quantas vendas foram realizadas em cada região
- Quantas vendas foram realizadas por meio de cada canal digital
- Qual o valor em vendas total do vendedor
- Cumprimento de metas e comissões.
Essas métricas são valiosas na hora de considerar a performance dos colaboradores.
Já os relatórios coletivos tomam conta das equipes.
Eles podem ser separados por departamento, região ou canal, por exemplo.
É muito comum que as empresas tenham relatórios separados, mas complementares, para times de vendas internas e externas.
Vale lembrar que há outros tipos de vendas, como o upsell, o cross-sell e a renovação, por exemplo.
Nesse caso, os relatórios também são associados a times de sucesso do cliente, atendimento e suporte.
Os relatórios de vendas colaborativos geralmente incluem indicadores como:
- Taxa de crescimento de vendas
- Crescimento do ticket médio
- Custo por Aquisição de Cliente (CAC)
- Lifetime Value (LTV)
- Taxa de renovação
- Taxa de Abandono do Carrinho
- Ciclo de Vendas
- Retorno Sobre o Investimento (ROI)
- Cumprimento de metas coletivas.
A criação de relatórios de vendas coletivos e individuais é muito importante.
É por meio deles que você poderá realizar ajustes pontuais e melhorias em todos os processos.
Além disso, estimulam o aprendizado.
Quando um vendedor bem-sucedido compartilha suas técnicas de venda, ocorre o crescimento da equipe como um todo.
Você pode estimular as pessoas com recompensas regulares, aumentando a produtividade dos colaboradores.
Assim sendo, podemos dizer que o objetivo de um relatório de vendas é revelar problemas e encontrar brechas.
Como fazer um relatório de vendas?
Agora chegamos à parte na qual a maior parte das pessoas tem dúvida: como fazer um relatório de vendas.
Compor esse documento pode ser muito mais trabalhoso do que você pensa.
Há inúmeras métricas que podem ser consideradas, diferentes formatos e outras variáveis.
Se você passa por esse dilema, não se preocupe.
A seguir, confira algumas dicas práticas para criar um relatório comercial perfeito.
Tenha um objetivo claro
Uma coisa é certa: informações em excesso atrapalham a composição do relatório.
Nesse caso, menos é mais.
É por isso que as empresas de sucesso selecionam KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Performance).
Eles refletem a conquista de objetivos quantificáveis, a melhor maneira de mensurá-los.
É um erro pensar que uma grande quantidade de dados tornará o documento mais eficaz.
Ele deve ser compacto, não completo.
Para líderes e colaboradores, as informações devem chegar “mastigadas”.
Somente o que importa deve ser incluído.
Nada de textos enormes ou uma vasta quantidade de números.
Acredite: quando se trata da composição de relatórios, o pecado do excesso pode custar muito caro.
Defina o formato
Outra variante a ser considerada é o formato do relatório.
Isso porque, dependendo do objetivo, ele pode ser realizado em uma simples folha de papel impressa ou em uma animação em vídeo.
Por exemplo, para documentos burocráticos, cujo único objetivo é revelar os valores de venda, o ideal é que seja curto.
Afinal, você só quer informar a alguém esses dados, não convencê-lo de algo.
Nesse caso, uma mensagem por e-mail ou um par de folhas de papel A4 podem ser suficientes.
Agora, se você é um gerente que deseja apresentar os resultados do último quarto para toda a sua equipe, é melhor apostar em uma apresentação em PowerPoint com slides em formatos infográficos.
Mas caso seu objetivo seja convencer um grande investidor com os dados de vendas da sua startup, um investimento mais alto pode vir a calhar.
Acredito que você entendeu a lógica aqui: a adequação de formato diante da necessidade.
Escolha a periodicidade
Um relatório de vendas precisa, necessariamente, estar associado a um período de tempo.
Isso deve ser muito bem pensado.
Eles serão compostos diariamente?
Semanalmente?
Ou uma vez por semestre?
Se você não entende porque ele é essencial, aqui vai a resposta: você só pode comparar períodos semelhantes.
Não adianta comparar o desempenho de um mês com o de um ano, não é mesmo?
Ou seja, a análise de métricas só pode ser realizada mediante à periodicidade correta de criação de relatórios.
Vale lembrar que nada impede a utilização de diferentes ciclos para múltiplos objetivos.
Defina as informações necessárias
O próximo passo consiste na definição das informações necessárias para compor o relatório de vendas.
Ou seja, tudo aquilo que fará parte do padrão de documento.
Período, número, cargo e nome de membros da equipe, metas, canais utilizados, arrecadação e tudo o mais que julgar como essencial.
Aqui, infelizmente, não há uma receita pronta.
Todas os dados são variáveis para cada negócio, assim como objetivos, estratégias e métricas.
Sobre as últimas, no entanto, há algumas sugestões que podem ser seguidas.
São elas:
- Número de vendas
- Valor das vendas
- Ticket médio
- Produtos mais vendidos
- Produtos mais buscados
- Ausências no catálogo
- Ausências no estoque
- Dias e horas com maior percentual de conversão
- Número de contatos estabelecidos
- Crescimento no número de vendas
- Crescimento do ticket médio
- Custo de Aquisição de Cliente (CAC)
Por isso, recomendo que encontre os indicadores que podem ser considerados como principais para a sua empresa.
E lembre-se de que eles devem ser atualizados a cada vez que as estratégias são elaboradas.
Afinal, novos objetivos exigem novos números.
Dados sazonais
Os dados sazonais são aqueles que, por alguma interferência externa, causam grande impacto na estratégia.
Nesse caso, você deve avaliar esses períodos em diferentes anos.
Não dá para comparar um relatório de dezembro, o mês do Natal, com o de agosto, concorda?
Os consumidores comportamentos únicos em cada data.
Por isso, os dados sazonais são avaliados separadamente, tendo como comparativos as mesmas ocasiões nos anos anteriores.
Linguagem
Boa parte dos relatórios de vendas são exclusivamente numéricos.
Esse modelo funciona bem quando há maior importância para dados analíticos, como quando o documento é enviado aos setores financeiro ou de contabilidade.
No entanto, na maior parte do tempo, relatórios precisam transmitir uma mensagem.
Eles facilitam e resumem todas as ações realizadas por pessoas e equipes durante um determinado período de tempo.
Com isso, causa impressões positivas, neutras ou negativas.
Por isso, vale a pena considerar a linguagem utilizada.
Palavras simples, diretas e adequadas ao vocabulário do público são recomendadas.
Métricas de venda
Um relatório não passa de um pedaço de papel quando não existe análise.
Os dados são recolhidos justamente para serem avaliados, revelando erros e acertos.
Para medir a performance dos elementos desejados (sejam eles individuais ou coletivos), a única maneira é por meio das métricas de vendas.
Ao avaliar dados quantitativos, as tomadas de decisão são certeiras, evitando qualquer atividade baseada em opinião ou intuição.
Por conta disso, listei a seguir algumas das principais métricas utilizadas na composição de relatórios.
Taxas de conversão na Pré-venda
As taxas de conversão na pré-venda se referem a todas as ações realizadas por usuários na internet durante a jornada de compra.
No inbound marketing, isso significa que estranhos tornam-se visitantes, visitantes tornam-se leads e leads tornam-se clientes.
Mas, para cada etapa, há uma série de estratégias envolvidas, como SEO, redes sociais, e-mail marketing e, até mesmo, links patrocinados.
Por isso, é necessário calcular valores como a Taxa de Conversão de Visitantes, Custo de Aquisição de Leads e Custo por Clique (CPC).
Volume de reuniões realizadas
O volume de reuniões realizadas funciona em conjunto com o número de vendas.
Ao fazer um paralelo entre eles, observa-se qual é a quantidade ideal de encontros para alcançar os objetivos.
No entanto, isso não significa que, se você fez 5 reuniões para vender um produto, deve realizar 10 para vender 2.
Na realidade, as falhas podem estar nos processos de vendas.
Por isso, vale comparar performances individuais de vendedores e compartilhar táticas de vendas entre eles.
Desempenho por produto comercializado
O desempenho por produto comercializado diz respeito a unidades individuais.
Normalmente, um comércio possui uma série de itens à venda.
Uma loja de roupas, por exemplo, oferece calças, blusas e calçados, mas também pode fornecer bolsas, acessórios e perfumes.
Avaliar a performance individual de produtos permite obter alguns insights que beneficiam a renovação de estoque e vendas diretas.
Ciclo de venda a partir da reunião realizada
Outro fator crucial quando falamos em venda é o tempo.
No ambiente corporativo, tudo acontece de maneira acelerada.
Afinal, é necessário manter o fluxo de caixa.
O ciclo de venda depois da reunião deve ser o menor possível.
Ao calcular essa métrica, é possível desenvolver estratégias para aumentar a velocidade do fechamento do negócio.
Ticket médio
O ticket médio é um dos mais importantes indicadores do segmento de vendas.
Ele está diretamente ligado ao faturamento, já que consiste na média de valor que os clientes gastam a cada pedido realizado.
Muitas vezes, a solução para os seus problemas não estará em aumentar o número de clientes, mas elevar o ticket médio.
4 Exemplos de relatórios de vendas
É possível que você ainda tenha alguma dúvida para criar o seu próprio relatório de vendas.
Mas não se preocupe.
Para saná-las e facilitar essa ação, confira alguns exemplos práticos para utilização.
1. Relatório de vendas geral
Nesse modelo, são inseridos dados sobre cada uma das vendas, tal qual a data, valor, número de itens e vendedor responsável.
2. Relatório de marketing
Nesse formato de relatório são considerados elementos do marketing, como número de leads gerados e oportunidades, o que chamamos de leads qualificados.
3. Relatório de reuniões
Mais um formato muito utilizado, leva em conta o número de encontros realizados por cada um dos vendedores.
4. Relatório de duração do ciclo de vendas
No relatório de duração do ciclo de vendas, é considerada toda a jornada do cliente no funil de vendas.
Conclusão
Ao longo deste artigo, você aprendeu a compor o seu próprio relatório de vendas.
Agora, é só colocar a mão na massa.
Mas, antes, vamos recapitular o que foi aprendido.
No início, vimos o que é esse recurso e seus principais objetivos.
A seguir, aprendemos a criar um relatório de vendas.
Por fim, observamos métricas e exemplos para inspiração.
Eu realmente espero que as informações aqui contidas sejam úteis para você.
Mas, caso contrário, deixe a sua dúvida ou sugestão na caixa de comentários.
E não vá embora sem me contar: como tem usado os relatórios de vendas no seu negócio?
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